Die meisten Unternehmen können im Arbeitsalltag nicht mehr auf die Nutzung einer Cloudlösung verzichten. Gerade deshalb, weil viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten arbeiten, jedoch Zugriff auf die gleichen Daten benötigen. Hierbei ergeben sich natürlich Risiken in Bezug auf den Datenschutz – wir zeigen, wie Ihnen die Cloud Arbeit abnimmt, statt neue zu verursachen.

Eine Cloud für Unternehmen ist keine private Cloud

In Deutschland zeigen Studien die große Bedeutung von Cloudlösungen für Unternehmen. Aus den Umfragen geht hervor, dass rund 80 % der Betriebe mit über 20 Beschäftigten eine Cloud einsetzen, 13 % planen die Umsetzung in Kürze. Im Vergleich zu einer Cloud für Privatpersonen, die viele für Fotos und Videos nutzen, gibt es für die Unternehmenscloud abweichende Anforderungen:

• Zweck: Die Unternehmenscloud ist für die sichere Speicherung und Verwaltung großer Datenmengen ausgelegt, während in der privaten Cloud meist nur weniger sensible Fotos, Videos und Dokumente gespeichert werden.
• Funktionen: Clouds für Unternehmen müssen für viele Mitarbeitende zugänglich sein und bilden komplexe Geschäftsprozesse ab, das macht sie komplizierter. Die private Cloud ist in der Regel deutlich einfacher strukturiert.
• Sicherheit: Auf eine private Speicherlösung hat meist nur der Eigentümer Zugriff – dadurch ist es für Anbieter einfacher, den Zugang entsprechend zu sichern. Auf eine Unternehmenscloud wirken dagegen oft viele Personen ein, dadurch muss diese höhere Datenschutzansprüche erfüllen.

Es gibt verschiedene Arten von Clouds für Unternehmen. Beispielsweise lassen sich Systeme wie die Lexware Cloud direkt in die Buchhaltung einbinden, um sensible Daten und Belege zu speichern. Auch die Big-Tech-Unternehmen bieten entsprechende gewerbliche Lösungen an. Lassen Sie sich bei der Auswahl Zeit und schauen Sie genau, welcher Anbieter zu Ihnen passt. Sind erst einmal alle Dateien hochgeladen, ist der Aufwand enorm, diese wieder zu entfernen.

Die wichtigsten Funktionen einer Cloud für Unternehmen auf einen Blick

Private Cloudlösungen sind wie oben beschrieben nicht mit Systemen für große Unternehmen zu vergleichen. Ziel eines dezentralen Speichers für Unternehmensdaten ist es, Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen, die Skalierbarkeit und die Sicherheit zu gewährleisten. Oftmals werden Clouds auch genutzt, um Dokumente und Belege GoDB-konform abzuspeichern und zu archivieren.

Achten Sie bei einer Cloudlösung für Unternehmen darauf, dass diese skalierbar ist. Während bei privaten Clouds oft einfach Speicher hinzugebucht werden kann, ist es bei gewerblichen Systemen wichtig, unbegrenzt neue Nutzer in den Workspace einladen zu können. In der Regel werden gewerbliche Cloudlösungen nach der Anzahl der Nutzer abgerechnet.

Compliance ist der zweite, wichtige Punkt bei zentralem Cloudspeicher. Es muss sichergestellt sein, dass alle Daten rechtssicher und vertraulich gespeichert werden können, der Fremdzugriff muss streng reguliert werden. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist auch, in welchem Land sich die Server der Anbieter befinden. Bestenfalls innerhalb der Europäischen Union, da hier strenge Regularien eingehalten werden müssen.

Mögliche Schwierigkeiten bei der Integration einer Cloudlösung

Trotz der vielen Vorteile kann es bei Clouds in Unternehmen auch zu Schwierigkeiten kommen. Beispielsweise sind Sie immer abhängig vom Anbieter und können Daten oft nicht einfach zu einem anderen Dienstleister migrieren. Bei Anwendungsfehlern kann es zudem passieren, dass unbefugte Personen Zugriff auf die Daten erhalten und es zu DSGVO-Verstößen kommt.

Aus diesen Gründen erfordert der Umstieg auf eine Cloudlösung immer ausgiebige Planungen und Überlegungen – dann überwiegen die Vorteile.