Welche Softwares bei der Digitalisierung von KMUs häufig zum Einsatz kommen

Das Thema Digitalisierung gewinnt innerhalb von Unternehmen immer mehr an Relevanz. Denn um als KMU erfolgreich zu sein und wettbewerbsfähig auf dem Markt zu bleiben, müssen Arbeitsprozesse überarbeitet werden, damit sie so effizient und ressourcensparend wie möglich durchgeführt werden können. Für solch eine Optimierung kommen heutzutage meist technische Erneuerung zum Einsatz, die unter anderem Arbeitsbeschleunigungen und weitere Vorzüge zur Folge haben. Zwar bringt eine solche digitale Einbindung viele Veränderungen und Umstrukturierungen mit sich, vor denen viele Betriebe zuerst zurückschrecken, aber langfristig gesehen schlägt ein KMU großen Profit daraus. Welche Softwares dabei häufig verwendet werden und welche Vorteile sich daraus ergeben, kann man in diesem Artikel erfahren.

1.  Mite für eine automatische Zeiterfassung

Nicht nur das Finanzteam, sondern ebenso die Personalabteilung kann aufgrund einer technischen Erweiterung entlastet werden. Eine große Aufgabe stellt nämlich die korrekte Zeiterfassung und die jeweilige Verrechnung dar. Deshalb ist das genaue Festhalten der vollbrachten Stunden der Mitarbeiter äußerst wichtig, wobei es manchmal aber unabsichtlich zu falschen Start- und Endeintragungen und somit zu Fehlzeiten oder Überstunden kommen kann. Damit dies nicht der Fall ist, kann die Verwendung von Mite die Lösung sein. So werden die Arbeitszeiten automatisch erfasst, wodurch sich das Ein- und Ausstempeln erübrigt. Das Ergebnis ist eine detaillierte, wahrheitsgetreue und transparente Stundenauflistung, mit der die Personalabteilung viel effizienter arbeiten kann.

2.  Moss als digitale Finanzlösung

Auch wenn in manchen KMUs die Finanzen recht überschaubar sind, muss man dennoch stets einen genauen Überblick bewahren. Denn basierend darauf werden Ziele festgelegt, Entscheidungen getroffen und weitere Schritte eingeleitet. Jedoch ist gerade das Verwalten von Betriebsausgaben sehr zeit- und arbeitsaufwändig, weshalb man hier mittels Digitalisierung eine große Verbesserung erreichen kann. Eine entsprechende Software dafür stellt zum Beispiel Moss dar. Denn durch diese Einbindung können alle Zahlungen in Echtzeit eingesehen und nachverfolgt werden, wodurch man jederzeit eine getreue Abbildung der Unternehmenslage erhält. Gerade wenn es zu Verhandlungen mit Stakeholdern oder weiteren externen Partnern kommt, sind solche Daten von äußerster Wichtigkeit. Zudem führt Moss zu einer Erleichterung der Belegverwaltung, die dank der Software ab sofort rein digital durchgeführt werden kann und gleichzeitig Einreichserinnerungen nach jedem Bezahlvorgang versendet. Dadurch kommt es auch seltener zu Belegverlusten, was zudem andere Abwicklungen, wie eine Reisekostenabrechnung, erleichtern kann. Des Weiteren wird der Buchhaltung bei der Erstellung des Monats- oder Jahresabschlusses viel Arbeit abgenommen, da viele Abläufe automatisiert werden und die Daten kinderleicht an einen externen Steuerberater im DATEV-Format weitergeleitet werden können.

3.  DocuWare zum Archivieren von Dokumenten

Ebenso war es bisher gang und gäbe, dass sämtliche Dokumente in Ordnern zur Aufbewahrung verstaut wurden. Allerdings haben sich dadurch häufig die folgenden Probleme ergeben:

• Dokumente gingen verloren oder waren nicht mehr auffindbar
• Der Stauraum war nicht ausreichend
• Kosten für Papier, Druck und eventuelle Lagerräumlichkeiten

Da aus rechtlichen Gründen aber oftmals eine Aufbewahrungspflicht von mehreren Jahren eingehalten werden muss, steigen immer mehr KMUs auf ein digitales Aufbewahrungssystem um. DocuWare ist ein solches Tool, welches nicht nur, dank automatischer Texterkennung, Daten richtig kategorisiert und indexiert, wodurch Dokumente schnell wiedergefunden werden, sondern zudem Akten ganz einfach importieren und exportieren lässt.

4.  Trello für ein modernes Projektmanagement

Hinter ausgezeichneten und zufriedenstellenden Ergebnissen steckt in einem KMU ein gut funktionierendes Projektmanagement. Doch auch hier verbirgt sich Optimierungspotential für gewisse Arbeitsabläufe, welches man mit Trello ausschöpfen kann. Zum einen gestalten sich Arbeiten bezogen auf die Planung, Zusammenarbeit und Organisation effizienter, da unter anderem ein standortübergreifendes Miteinander ermöglicht wird, und zum anderen lassen sich weitere Tools, wie Google Drive oder Dropbox, integrieren. Dadurch ergibt sich ein äußerst nutzbringender Workflow, der einem KMU viele Vorteile bringt.

5.  PureSync zur einfachen Datensicherung

Neben einer digitalen Dokumentenaufbewahrung, benötigt es in einem KMU zudem eine zuverlässige Sicherung dieser Informationen in regelmäßigen Abständen. PureSync kommt dabei häufig zum Einsatz, wobei es die folgenden Dinge gewährleistet:

1. Mitarbeiter können von überall aus auf die aktuellen Datenbestände zugreifen und basierend darauf arbeiten
2. Unternehmensbezogene Informationen gehen, zum Beispiel aufgrund eines Stromausfalls, nicht verloren
3. Die Fehleranfälligkeit als auch die Gefahr von Redundanzen, hinsichtlich manuellen Backups, sinkt

Die Datensicherung erfolgt mittels PureSync entweder automatisch oder kann zeitgesteuert angesetzt werden. Des Weiteren werden diverse Wechselmedien, wie Festplatten oder Netzlaufwerke, unterstützt.

Fazit

In einem KMU können sowohl die einzelnen Abteilungen als auch der Betrieb selbst stark von einer Digitalisierung profitieren. Vor allem kommt es, mittels Arbeitserleichterungen und Automatisierungen, zu Zeit- und Ressourceneinsparungen. Mittlerweile ist das Angebot an den unterschiedlichsten Softwares bereits so groß, dass sich mit Sicherheit für jeden Zweck ein geeignetes Tool finden lässt, von dem sowohl das Finanzteam als auch die Personalabteilung und viele weitere Bereiche einen Nutzen schlagen können.