Inkassounternehmen beauftragen: Darauf sollten Unternehmen achten

Offene Rechnungen sind eine lästige Angelegenheit für Unternehmen und leider keine Seltenheit. Vor allem Startups können in solchen Fällen schnell in Zahlungsverzug geraten, wenn sie noch nicht über entsprechende Rücklagen verfügen. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, schnellstmöglich zu handeln. Inkasso beauftragen und Forderungen eintreiben – diesen Schritt gehen infolgedessen viele Unternehmen, wenn fällige Forderungen nicht beglichen werden. Doch was gilt es bei der Beauftragung eines Inkassounternehmens eigentlich zu beachten?

Was macht ein Inkassounternehmen?

Inkassodienstleister haben die Aufgabe, offene Forderungen, wie unbezahlte Rechnungen, für andere einzutreiben. Im Rahmen dieses Prozesses sind die Dienstleister für folgende Aufgabenbereiche zuständig:

• Die Kommunikation mit dem Schuldner (der Schuldner ist dabei entweder eine natürliche oder eine juristische Person)
• Die Einleitung von Inkassomaßnahmen, wie zum Beispiel schriftliche Zahlungsaufforderungen
• Die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens, wenn außergerichtliche Maßnahmen erfolglos blieben
• Das Langzeitmonitoring der Schuldner, wenn dieser zahlungsunfähig ist

Neben den oben aufgezählten Aufgabenbereichen gibt es noch eine Reihe weiterer Leistungen, die von Inkassounternehmen ausgeübt werden. Welche Schritte eingeleitet werden, ist von Fall zu Fall unterschiedlich.

Wer kann ein Inkassounternehmen beauftragen?

Grundsätzlich haben sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen die Möglichkeit, für offene Forderungen ein Inkassoinstitut zu beauftragen, um diese eintreiben zu lassen. Dies gilt auch für kleinere Summen. Doch Achtung: Auch wenn für die Kosten des Inkassoverfahrens grundsätzlich der Schuldner aufkommen muss, kann es trotzdem passieren, dass der Gläubiger zur Kasse gebeten wird. Etwa wenn der Schuldner insolvent ist oder wenn die Forderung nicht rechtmäßig ist. Eine unrechtmäßige Forderung liegt zum Beispiel dann vor, wenn eine Rechnung falsch ausgestellt wurde.

Welche Voraussetzungen müssen für die Beauftragung erfüllt sein?

Wer ein Inkassounternehmen beauftragen möchte, sollte im Vorfeld genau überprüfen, ob alle relevanten Voraussetzungen für die Beauftragung erfüllt sind. Zu diesen Voraussetzungen zählen:

1) Die Forderung muss gerechtfertigt und unstrittig sein:

Es dürfen keinerlei Zweifel daran bestehen, dass dem Gläubiger das Geld zusteht. Dies muss mithilfe von Rechnungen und/oder unterschriebenen Verträgen belegt werden können. Sollte die entsprechende Dienstleistung oder Ware, die nicht bezahlt wurde, Mängel aufweisen, muss diese Angelegenheit zunächst geklärt werden, bevor ein Inkassounternehmen hinzugezogen wird.

2) Die Rechnung muss ordnungsgemäß ausgestellt sein:

Es wurde bereits darauf hingewiesen, dass eine unrechtmäßige Forderung vorliegt, wenn eine Rechnung nicht ordnungsgemäß ausgestellt wurde. Diese darf zum Beispiel nicht zu spät zugestellt werden. Der Gläubiger muss außerdem sicherstellen können, dass die Rechnung auch wirklich beim Schuldner angekommen ist.

3) Ein Verzug muss eingetreten sein:

Damit ein Inkassoverfahren eingeleitet werden kann, muss ein Verzug eingetreten sein. Die Zahlungsfrist sollte entweder vertraglich vereinbart oder auf der entsprechenden Rechnung vermerkt worden sein. Ist dies nicht der Fall, dann gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.